Шахматка отеля онлайн: как вести загрузку без ошибок
Двойная бронь одного номера, пожалуй, самая неприятная ситуация в работе отеля: гость приехал, а номер занят. Чаще всего дело не в невнимательности, а в том, что брони живут в нескольких местах сразу. Шахматка собирает их в одну картину. Ниже о том, как вести её без ошибок. Если захотите показать нам свою текущую схему, напишите, подскажем, где слабые места.
Из чего состоит шахматка
В строках шахматки перечислены номера, обычно сгруппированные по типу или по этажу. В столбцах указаны календарные дни: от одной недели до нескольких месяцев вперёд. Бронирование выглядит как закрашенный блок, который тянется от даты заезда до даты выезда. Внутри блока обычно видно имя гостя, источник брони (сайт, телефон, агрегатор) и тариф.
Цвет блока кодирует статус: подтверждённая бронь, гость уже заселён, бронь без предоплаты, номер закрыт на уборку или ремонт. По этой раскраске администратор за несколько секунд понимает, какие номера свободны прямо сейчас, а какие освободятся только к вечеру после выезда и уборки.
В большинстве систем шахматку можно отфильтровать по типу номера, по корпусу или по статусу оплаты, а также переключить масштаб с недели на квартал. Это удобно, когда управляющий смотрит на объект в целом, а администратор на ресепшене работает только с ближайшими тремя днями.
Как шахматка ловит двойные бронирования
Без общей таблицы брони живут в разных местах: журнал на ресепшене, экран агрегатора, звонки, которые кто-то записал на бумажке или в заметках телефона. Одну и ту же дату на один номер можно продать дважды, и это выясняется в момент заезда, когда за стойкой одновременно стоят два гостя с подтверждением на руках.
В шахматке вторая бронь на занятые даты видна сразу: новый блок физически накладывается на уже существующий, и администратор замечает конфликт до того, как гостю ушло подтверждение. Если шахматка онлайн и подключена к каналам продаж, проблема решается ещё раньше: бронь с сайта или от агрегатора закрывает дату во всех остальных источниках в момент подтверждения, а не после того, как кто-то вручную обновит таблицу вечером. Как устроена такая синхронизация на сайте отеля, разобрано в статье про онлайн-бронирование для сайта гостиницы.
Как шахматка закрывает разрывы в календаре
Разрывом называют одну свободную ночь между двумя длинными бронями. Продать её сложно: гость, который ищет неделю проживания, короткий разрыв не возьмёт, а бронь на одну ночь закроет его только случайно. Если разрывов много, номерной фонд формально показывает высокую загрузку, а фактическая выручка ниже, чем могла бы быть при том же количестве проданных ночей.
На шахматке разрыв виден как узкая незакрашенная полоска между двумя блоками. Администратор может сдвинуть одну из броней на соседний равнозначный номер, чтобы объединить свободные дни в более продаваемый период, либо заранее выставить на эту дату отдельный тариф для короткого проживания. Та же логика работает и в межсезонье, когда свободных дат много и их нужно группировать, а не продавать вразнобой: подробнее об этом в материале про загрузку в межсезонье.
Как расставить группу без ошибок
Групповой заезд обычно требует несколько номеров подряд: на одном этаже, в одном крыле, иногда с одним номером у лифта для гостя с ограниченной подвижностью. Если бронировать номера по одному, по мере поступления заявок, свободные номера для группы дробятся: часть уже занята другими гостями, часть остаётся не в том крыле здания.
На шахматке администратор видит весь ряд свободных номеров сразу и может выделить блок для группы одним действием, до того как отдельные брони заполнят промежутки между ними. Так же заранее резервируются номера с обязательными характеристиками: с балконом, смежные друг с другом, с кухней, доступные для гостей с колясками.
Например, заезд экскурсионной группы из восьми номеров логичнее закрыть одним блоком на одном этаже сразу после подтверждения заявки, а не ждать, пока туроператор пришлёт список фамилий: список можно донести позже, а вот удобное расположение номеров, если его не зарезервировать заранее, скорее всего уйдёт по отдельным броням.
Как читать шахматку при планировании загрузки
Для планирования смотрят не на один день, а на горизонт 30-60 дней вперёд. Плотность закрашенных ячеек по неделям показывает, какие даты уже продаются хорошо, а какие пустуют и требуют скидки или отдельной рекламной активности. Резкий перепад между загруженными выходными и пустыми буднями подсказывает, что тариф на будни завышен для местного спроса.
Важно различать твёрдую и мягкую загрузку. Бронь с полной предоплатой почти наверняка состоится. Бронь без предоплаты может отмениться в последний момент, и тогда дата, которая на шахматке выглядит занятой, на деле свободна. Как настроить предоплату так, чтобы таких отмен было меньше, разобрано в статье про депозит и предоплату в отеле.
| Статус ячейки | Что означает | Что делать |
|---|---|---|
| Бронь с предоплатой | Заезд почти гарантирован | Считать номер занятым при планировании |
| Бронь без предоплаты | Возможна отмена без потерь для гостя | Держать в резерве, не отказывать другим гостям сразу |
| Гость заселён | Номер физически занят | Не трогать до даты выезда |
| Закрыт на уборку или ремонт | Номер временно не продаётся | Учитывать при расчёте фонда, а не при продаже |
| Пустая ячейка | Дата свободна | Продавать через сайт или напрямую |
Что делать, если конфликт всё же произошёл
Даже в отлаженной системе изредка случается наложение: например, номер вручную заблокировали на ремонт, но не отметили это в шахматке, и на освободившиеся даты успели продать бронь. Если конфликт обнаружен, первым делом смотрят, какая из двух броней пришла раньше, и стараются сохранить именно её на изначальном номере. Второй гостье предлагают равноценный номер того же типа, а при отсутствии свободных вариантов, размещение на повышенной категории без доплаты или у партнёрского объекта поблизости. О переезде сообщают заранее, до заезда, а не на стойке регистрации, чтобы у гостя было время принять решение. После инцидента стоит внести причину в шахматку отдельной пометкой: так через месяц видно, повторяются ли одни и те же сбои по вине конкретного канала продаж или конкретного сотрудника.
Что даёт онлайн-версия шахматки по сравнению с бумажным журналом
Бумажный журнал или таблица на одном компьютере видны только тому, кто сидит рядом. Если администратор уточняет свободные номера по телефону у коллеги на другой смене, ошибка почти неизбежна: пока идёт разговор, номер могли продать через агрегатор. Онлайн-шахматка открыта одновременно с любого устройства, и все сотрудники видят одни и те же данные без задержки.
Второе отличие: источник броней. Если у объекта размещения есть собственный сайт с формой бронирования, брони с сайта должны попадать в ту же шахматку, что и брони с агрегаторов, без ручного переноса данных. В Riva24, например, бронь с виджета на сайте сразу отражается в общей шахматке и закрывает дату у остальных каналов продаж. Зачем вообще держать собственный канал продаж рядом с агрегаторами, объясняется в статье о том, зачем гостинице свой сайт и система бронирования.
Как внедрить шахматку и не потерять загрузку: шаг за шагом
Часть возражений против шахматки звучит так: зачем городить таблицу, если номеров всего пятнадцать и администратор помнит их наизусть. Проблема появляется не на пятнадцати номерах, а в момент, когда администратор в отпуске, а его смену закрывает человек, который эти номера наизусть не знает.
- Перенесите все текущие брони, включая устные и по телефону, в одну таблицу до конца дня, чтобы не осталось броней, которых никто не видит.
- Подключите к шахматке все каналы продаж: сайт, агрегаторы, соцсети, и проверьте на тестовой брони, что дата действительно закрывается во всех источниках сразу.
- Настройте статусы ячеек: с предоплатой, без предоплаты, заселён, закрыт на обслуживание, и договоритесь с командой, что каждый статус означает одно и то же для всех.
- Обучите всех, кто принимает брони по телефону или на стойке, вносить их в шахматку сразу, а не в конце смены по памяти.
- Проверьте ближайшие 30 дней на разрывы между бронями и на группы, которые лучше пересадить, пока даты не заняты другими гостями.
- Закрепите правило: любая новая бронь сначала попадает в шахматку и только потом подтверждается гостю, независимо от канала.
- Раз в неделю сверяйте шахматку с фактическим заселением, чтобы расхождения не накапливались месяцами, и заодно смотрите, какая доля броней приходит с собственного сайта, а не с агрегаторов: способы нарастить эту долю собраны в материале как увеличить прямые бронирования.
Хотите навести порядок в бронях, но не знаете, с чего начать? Напишите нам, контакты есть в разделе «Контакты». Подскажем, как собрать все брони в одну шахматку без лишней суеты.